Assistenzen hängt manchmal noch das Klischee der netten, aber simplen Sekretärin an. Doch die Welt hat sich gewandelt, sagt Diana Brandl: Heute ist eine Assistenz eine echte Geheimwaffe im Transformationsprozess eines jeden Unternehmens.
Geheimwaffe? Ja, richtig gelesen, denn die Hidden Champions einer jeden Organisation heißen oftmals Assistenzen und mögen es nicht immer, in den Vordergrund gestellt zu werden. Bei einem wichtigen Thema sollte man sie aber definitiv einbeziehen und zwar nicht nur organisatorisch und administrativ, sondern zugleich strategisch und operativ: New Work und all die Facetten der Arbeitswelt 4.0.
Geheimwaffe in der Digitalisierung
Die digitale Transformation innerhalb einer Organisation voranzutreiben ist häufig ein langwieriges und herausforderndes Projekt. Oftmals bringt man die Assistenz aber mit dem Thema Digitalisierung nicht sofort in Verbindung, sind es doch eher das Management und die IT, die diese Themen auf der Agenda haben. Aber weit gefehlt, denn Assistenzen sind wichtige Multiplikatoren, wenn es um strukturelle und insbesondere kulturelle Veränderungen geht, die gerade in der digitalen Transformation entstehen.
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Ich selbst habe in meiner aktiven Zeit als Vorstandsassistenz für einen Chief Digital Officer arbeiten dürfen und habe die Themen, die ich durch ihn auf dem Schreibtisch hatte, sehr gemocht. Endlich mittendrin statt nur am Rande dabei, denn ein CDO rüttelt ein Unternehmen ordentlich auf. Ich war immer stets an seiner Seite, konnte Themen mit begleiten, meine Ideen offen aussprechen und umsetzen und zugleich sehen, wie sich die Organisation veränderte. Ich war sein Sprachrohr und konnte auch den härtesten Hunden, die so gar keine Lust auf Change hatten, Lust auf die neue Arbeitswelt machen. Damals ist mir der Einfluss, den Assistenzen auf die Organisationen haben können, einmal mehr deutlich geworden.
Geheimwaffe für den den digitalen Arbeitsplatz
Den digitalen Arbeitsplatz im Rahmen von New Work einzuführen ist ebenfalls nicht immer ein simples Projekt. Viele Abteilungen im Unternehmen sind auf ihre internen „Influencer“ angewiesen. Ein wichtiger Change Agent ist hier erneut die Assistenz.
Die Einführung eines papierarmen Büros, neue IT-Tools und Kollaborationsplattformen – alles Bereiche, die Assistenzen pushen können und daher auch integriert werden sollten.
Erst kürzlich durfte ich eine Office-365-Einführung bei einem Kunden begleiten und einen Change-Tag mit den Mitarbeitern gestalten. Dabei wurden Train-the-Trainer-Schulungen angeboten und auch hier spielen Assistenzen eine wichtige Rolle. Als verlängerter Arm für IT, Einkauf, Compliance, das Führungsteam und all die Abteilungen, die für das Thema „Digital Working“ eingebunden werden, kann die Assistenz ein wichtiger Berater sein. Berater in der Form, dass sie stets Ohren und Augen an den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern haben und somit positive wie auch negative Schwingungen aufnehmen und verwerten können. Mit der richtigen Portion an Empathie und emotionaler Intelligenz meistern Management-Assistenzen genau solche Projekte – und werden doch oft leider unterschätzt.
Geheimwaffe für Führungskräfte
Wer hat einen engen Draht zu den Führungskräften und Unternehmenslenkern? Auch hier punktet die Assistenz auf ganzer Linie. Sie hat nicht nur Zugriff auf Informationen und Entscheidungen, sie bereitet diese oftmals mit auf und sitzt in wichtigen Meetings dabei. Sie ist thematisch in die Projekte rund um New Work eingebunden und kann als wichtiger Sparringspartner und Feedbackgeber hilfreiche Tipps und Impulse geben.
Moderne Management-Assistenzen sind Game-Changer und gewinnen immer mehr an Verantwortung und Kompetenzen, gerade weil sich das Skillset und das Profil so stark wandeln. Während man früher die Sekretärin gerne mal – ganz klischeebehaftet – in ausführenden und weniger kreativen Rollen wahrgenommen hat, stehen heute hochqualifizierte Business Partner Schulter an Schulter mit ihren Managern. Ein Tandem mit Erfolgsfaktor und dies sollte man auch bei allen Fragen rund um die neue Arbeistwelt nicht unterschätzen.
Fazit
Es kann so einfach sein, liebe Manager: Binden Sie ihre Assistenzen ein. Und zwar von Anfang an. Es ist ein absoluter Mehrwert für beide Seiten. New Work wird erlebbar durch viele neue Faktoren, die kein anderer so ausgeprägt einschätzen kann wie die versierte Assistenz. Und genau diese „Assistenz 4.0“ braucht es auf dem Weg in die Arbeitswelt 4.0.
Diana Brandl (Quelle: Promo)
Diana Brandl blickt auf eine 17 Jahre erfolgreiche Karriere als Senior Executive Assistant auf Topmanagement-Ebene in Unternehmen wie Ratiopharm, Sony und Mister Spex zurück. Sie engagiert sich intensiv für das Berufsbild der Office Professionals und war im Vorstand als auch als Regionalgruppenleitung bei IMA (International Management Assistants) Deutschland tätig. Diana Brandl ist freiberufliche Fachautorin für diverse Verlage und Fachmagazine, betreibt ihren eigenen Blog The Socialista Projects, gibt Seminare und Workshops und spricht auf nationalen wie internationalen Konferenzen. Dabei setzt sie sich maßgeblich für die Themen Social Media, New Work, Personal Branding und Digitalisierung ein. Ihr erstes Buchprojekt „Chefsache Assistenz“ ist im Oktober 2018 im Springer Gabler Verlag erschienen. Sie schreibt aktuell ihr zweites Buch.