In eine Sitzung zu gehen, heißt für uns, sich berieseln zu lassen: Hingehen, zuhören und vielleicht noch zwischendrin Mails checken. Doch es geht auch anders: Wie wäre es, wenn wir Texte vorbereiten, die wir gemeinsam lesen, bearbeiten und diskutieren?
Wir haben in Deutschland in den Unternehmen eine sehr ausgeprägte verbale Kultur, das fällt mir immer wieder auf: Wir telefonieren lieber kurz, als ein paar Gedanken zu(m elektronischen) Papier zu bringen. Und das ist auch ein Grund, warum wir viel zu viele und viel zu unproduktive Meetings in den Unternehmen haben – weil wir lieber sprechen als schreiben.
Die Gründe dafür sind vielfältig: Auf diese Weise zu kommunizieren, ist gewohnt und bekannt für uns. Und es schützt uns, wenn wir befürchten, uns festzulegen. Oder wir bevorzugen es schlicht, weil wir es nicht gewöhnt sind, unsere Gedanken schriftlich zu entwickeln, weil wir das gewöhnlich eher im Austausch und im Dialog machen.
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Ich bin aber fest davon überzeugt, dass wir die Qualität unserer Zusammenkünfte und die Produktivität unserer Meetings steigern können, wenn wir uns nicht allein auf den mündlichen Austausch verlassen (und vielleicht hinterher noch halbherzig ein Protokoll verfassen, das dann in den Tiefen unserer Postfächer verschwindet).
Den mündlichen Austausch ergänzen
Ich würde gern an dieser Stelle eine Lanze dafür brechen, unseren mündlichen Austausch in Meetings durch einen schriftlichen zu ergänzen – denn eine gute Vorbereitung für ein Meeting ist nicht allein, eine Agenda zu notieren. Wie wäre es, wenn wir Texte vorbereiten, die wir gemeinsam lesen, bearbeiten und diskutieren, anstatt dass wir uns nur Slides zeigen und Vorträgen lauschen?
Es gibt solche Formate bereits und zwei davon möchte ich Euch heute vorstellen: Das „Amazon Narrative Memo“ und das Konzept des „Silent Meetings“.
Wenn bei Amazon eine Entscheidung getroffen werden soll, sind die Mitarbeitenden angehalten, vorab ein bis zu sechs-seitiges Memo zu schreiben, in dem erläutert wird, worum es geht und das gleichzeitig alle relevanten Informationen für die Entscheidungsfindung liefert. Das Meeting beginnt dann nicht mit einem mündlichen Bericht zum Thema, sondern damit, dass alle Zeit bekommen, in Ruhe das Memo zu lesen.
Bei „Silent Meetings“, also „stillen Sitzungen“, wird ebenfalls Zeit damit verbracht, miteinander zu arbeiten, und nicht allein damit, sich verbal auszutauschen.
Auch bei einem Silent Meeting gibt es ein schriftliches Briefing, ähnlich wie das Amazon Memo. Dieses Briefing wird in eine Cloud gelegt, was bedeutet, dass alle Lesenden dasselbe Dokument lesen. Im ersten Teil des Meetings sind sie angehalten, still zu lesen und im Dokument schriftlich zu kommentieren – sichtbar für alle. Erst dann geht es an die Diskussion und den Austausch. Ein Silent Meeting braucht eine klare Agenda und eine formulierte Zielvorgabe und wird eng geführt durch eine/n Moderator/in, der dabei die Zielvorgabe im Blick hat.
Enge Verschränkung von verbaler und schriftlicher Kommunikation
Diese Vorgehensweise der engen Verschränkung von verbalem und schriftlichem Austausch hat zwei Vorteile: Zum einen bringt es den/die Verfasser/in des Memos bzw. des Briefings dazu, die eigenen Gedanken zu ordnen, zum anderen hilft es allen anderen Beteiligten, die Materie besser zu durchdringen und ihre Entscheidung informiert zu treffen. Und die anschließende Diskussion setzt an einem viel höheren Niveau an, weil die Teilnehmenden informiert in den Diskurs starten, weil relevante Informationen sinnvoll und zugänglich aufbereitet sind. Das hilft uns, kompakter und produktiver miteinander zu „meeten“.
Beide Methoden – sowohl das Narrative Memo als auch das Silent Meeting – tragen außerdem dem Fakt Rechnung, dass viele sich kaum oder gar nicht auf Meetings vorbereiten (können). Die Meetings sind gut vorbereitet durch das Schreiben des Briefings und die Auseinandersetzung damit ist Teil der Zusammenkunft.
Probiert es doch einmal aus, Eure Gedanken vorab schriftlich zu entwickeln und schaut, was das mit Euren Meetings und Euren Debatten macht. Und lasst es mich wissen.
Inga Höltmann (Bild: Axel Kuhlmann)
Inga Höltmann ist Expertin für die Themen Kulturwandel in Unternehmen, New Work und Digital Leadership. Sie ist Gründerin der “Accelerate Academy”, einer Plattform für Neues Arbeiten und Neues Lernen, und Erfinderin ihrer Mitgliedschaft, einem innovativen Format für berufliche Fortbildung. Sie ist außerdem ausgebildete Wirtschaftsjournalistin, zu ihren Auftraggebern gehören der Berliner Tagesspiegel und der Deutschlandfunk Kultur. Bekannt ist sie auch für ihre beiden Podcasts zur Zukunft der Arbeit, nachzuhören unter ingahoeltmann.de/podcast. Twitter: @ihoelt
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