Markus Mattern ist Experte für Videokommunikation. Als Corona kam, wurde sein Unternehmen mit Anfragen überhäuft – während er und sein Team sich selbst im Home-Office finden mussten. Hier beschreibt er, wie sie das gemacht haben und warum sie ein virtuelles Büro simulierten.
1. Wie hat Dein Unternehmen auf Corona reagiert?
Als der Lockdown ausgerufen wurde, hat mein Unternehmen recht schnell Maßnahmen ergriffen und die komplette Belegschaft in das Remote Working geschickt. Das hatte natürlich zur Folge, dass die vollständige Kommunikation und alle Prozesse auf eine virtuelle Umgebung umgestellt werden mussten. Daily Update Calls wurden angesetzt, die Teams haben sich neu formiert und jeder musste erst einmal einen neuen Rhythmus für die Arbeit und den Alltag finden.
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Da wir im Bereich von Videokommunikation unterwegs sind, hatten wir bereits einiges an Erfahrung mit der Arbeit in virtuellen Teams gesammelt und konnten die Umstellung deshalb gut und recht schnell umsetzen – so dass wir über die Teams hinweg ein Modell der virtuellen Präsenz für uns umgesetzt haben. Damit treffen sich die Mitarbeiter und Teams nicht wie gewohnt im Büro, sondern in einem virtuellen Büro. Sie können sich dort jederzeit frei und unbefangen austauschen. Dies dient keiner Überwachung, sondern schafft auf seine ganz eigene Weise einen Zusammenhalt und eine Zugehörigkeit im Team. Man sitzt nicht alleine zuhause, sondern ist doch Teil der Gruppe. Der Daily Talk und die zwischenmenschliche Kommunikation können stattfinden und auch ein schneller Austausch für Arbeitsfragen kann beibehalten werden.
Für Phasen konzentrierter Arbeit ziehen sich die Teilnehmenden auch mal aus dem virtuellen Büro zurück, aber kommen dann auch wieder, wenn die Themen erledigt sind – damit wird das virtuelle Büro ein zentraler Ort, an dem sich alle treffen. Die dafür notwendigen Tools waren bei uns bereits vorhanden und die meisten Vorgänge bereits gut etabliert. Damit konnten wir unsere Arbeit gut und schnell wieder fortsetzen.
2. Wie bist Du damit umgegangen?
Anfangs war es eine sehr ungewohnte Situation, nur noch von Zuhause zu arbeiten und ich habe sehr schnell gemerkt, das mir das Umfeld und die Atmosphäre im Büro fehlt. Da ich jemand bin, der sich gerne in einer Gruppe mit seinen Kollegen befindet, musste auch ich erst einen ganz neuen Rhythmus für mich finden. Auch die fehlende Bewegung musste ausgeglichen werden. Der Umzug in das virtuelle Büro hat dann geholfen, sich wieder mit den Kollegen zu verknüpfen und ich war wieder besser auf dem Laufenden. Mit der Zeit haben sich dann neue Routinen für mich eingestellt. Ein morgendlicher Daily Update Call hat bei uns jeden Arbeitstag eingeläutet und man konnte sich über die anfallenden Themen abstimmen, bevor es dann in die Teams zurückging.
3. Was hat Dir gefehlt?
Ich hätte mir mehr Kontakt zu anderen Abteilungen des Unternehmens gewünscht. Man war in seiner Abteilung doch sehr abgekapselt und hat nur sehr wenig mitbekommen, wie andere Gruppen und Abteilungen mit den neuen Anforderungen und der Situation klarkommen. Das wurde erst wieder besser, als wir bei den ersten Lockerungen die Option bekommen haben, in einem Wechselsystem zurück ins Büro zu kommen – mit manchen Kollegen und Kolleginnen hatte ich bis dahin über Wochen keinen Kontakt gehabt.
4. Wie haben Eure Kunden auf die neuen Anforderungen reagiert?
Da sich natürlich jeder in dieser neuen Situation zurechtfinden musste, war die Arbeit zu Beginn recht chaotisch. Gerade, was unser Geschäftsfeld angeht, wurden wir mit einer Fülle von Anfragen und technischen Fragen überhäuft. Die sonst vor Ort stattfindenden Konferenzen und Events wurden ad hoc auf virtuell umgestellt, was natürlich einige Fragen aufwarf. Personen, die plötzlich weit verteilt an den remote Arbeitsplätzen saßen, mussten schnell über alle Arten von Technologien und Bedingungen virtuell zusammengebracht werden.
Welche Tools können eingesetzt werden? Wie bringt man alle Teilnehmer/innen zusammen? Wie kompatibel sind die Tools? Und natürlich mussten wir auch Sicherheitsaspekte bedenken! So mussten wir mit einer Reihe völlig neuer Situationen und Anforderungen umgehen und Lösungen für unsere Kunden konzipieren – ein Zustand, für den wir erst mit der Zeit neue Erfahrungen und Routinen entwickeln konnten.
5. Was sollten wir als Unternehmen und als Arbeitende aus der Krise lernen und in die Nach-Corona-Zeit mitnehmen?
Ich finde es wichtig, dass man sich jetzt überlegt, wie man die Themen und Routinen, die sich entwickelt haben, in die Zukunft mitnehmen kann. Die Mitarbeitenden haben einen großen Schatz an Erfahrungen gesammelt – jetzt muss man sie auch weitermachen lassen! Wenn sich die Pandemie gelegt hat, sollte man weiter an neuen Arbeitsmodellen arbeiten, wie man diese Erfahrungen nutzen und weiter ausbauen kann. Etwas, was man jetzt auf jeden Fall gelernt haben sollte, ist, dass ein Unternehmen auch weiter arbeiten kann, wenn die Mitarbeitenden dezentral aufgestellt sind. Remote Working funktioniert! Man kann den remote arbeitenden Mitarbeitenden und Teams vertrauen – und sollte auch in die Unternehmenskultur übernommen werden.
6. Was wirst Du persönlich mitnehmen in die Nach-Corona-Zeit?
Ich habe für mich persönlich gelernt, dass ich keine Person bin, die vollständig remote aufgestellt sein möchte. Die Option finde ich super, aber für mich wäre ein permanenter Einsatz im Remote Office nicht das Richtige. Ich brauche Menschen um mich herum, um gut im Büro zu funktionieren. Ich bin ein Fan einer flexiblen, offenen und zweckbezogenen Büroumgebung. Auch die Konzepte für Remote Working an unterschiedlichen Orten finde ich super, aber ich muss doch in Bewegung sein und nicht nur daheim arbeiten.
Markus Mattern (Bild: Promo)
Markus Mattern ist Teamleiter im Bereich Services und arbeitet für einen Dienstleister im Bereich Virtuelle Events und Videokommunikation. Er kommt aus dem Frankfurter Umfeld und ist seit etwa 20 Jahren in der Veranstaltungsbranche tätig. Anfangs vor Ort oder remote für die Veranstaltung tätig, führt er derzeit ein Team im Bereich Service Delivery, um den Kunden eine bestmögliche Erfahrung für ihre virtuellen Veranstaltungen zu liefern. Themen wie Konfektionierung und Service Development gehören dabei mit zu seinen Aufgaben. Daneben ist Markus sehr aktiv in den Sozialen Netzwerken und erweitert stetig sein Wissen um Innovation (speziell Design Thinking) und Visualisierungsmethoden (Sketchnotes und Visualisierung). Markus ist ein Fan neuer Arbeitsmodelle und den Ideen des New Work. Er schreibt einen Blog und ist Teil des Orga-Teams VizThink Rhein Main.
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